Phòng ban & nhân sự

Dựng sơ đồ tổ chức, mời người vào Biz, đổi vai trò, tạm khóa và gỡ người ra.

Phòng ban quyết định ai đọc được skill nào. Nhân sự quyết định ai làm được gì. Hai trang này là nền của mọi thứ còn lại, nên dựng chúng trước khi tạo server.

Sơ đồ tổ chức

Vào Phòng ban trong thanh bên. Cây hiện sẵn dạng mở, mỗi dòng cho biết trưởng phòng, số nhân sự và số server của phòng đó.

Quy tắc kế thừa, điều quan trọng nhất ở trang này

Server gán cho một phòng thì mọi phòng con cũng thấy. Gán cho Marketing là Marketing › Content đọc được. Ngược lại thì không: gán cho Content thì Marketing không thấy.

Bấm Tạo phòng ban, nhập Tên phòng ban, chọn Phòng ban cha rồi bấm Tạo.
Chủ sở hữu và Quản trị chọn được Cấp cao nhất (không có cha). Trưởng phòng bắt buộc chọn một phòng trong nhánh của mình.
Muốn thêm phòng con thì bấm Thêm phòng con ngay trên dòng phòng cha.
Lúc này phòng cha bị khóa cứng, bạn chỉ cần đặt tên.
Bấm Quản lý trên một phòng để đổi tên, di chuyển, đặt trưởng phòng hoặc xóa.

Trong ngăn Quản lý có bốn mục, mỗi mục một nút Lưu riêng:

Đổi tên: Tối đa 80 ký tự.
Di chuyển: Chọn phòng cha mới. Không thể chuyển một phòng xuống dưới phòng con của chính nó. Làm vậy, hệ thống sẽ báo Không thể chuyển phòng ban xuống dưới chính phòng con của nó.
Đặt trưởng phòng: Chỉ để hiển thị. Quyền của một người đến từ vai trò của họ, không từ ô này. Muốn ai đó thật sự quản phòng thì đặt vai trò của họ là Trưởng phòng ở trang Nhân sự.
Xóa phòng ban: Chỉ xóa được phòng trống. Còn nhân sự, server hoặc phòng con thì nút bị vô hiệu, hãy chuyển hết ra chỗ khác trước.

Giới hạn: cây sâu tối đa 6 cấp, mỗi Biz tối đa 200 phòng ban.

Mời người vào Biz

Vào Nhân sự → bấm Mời nhân sự. Người được mời nhận email kèm một link dùng một lần, hiệu lực 7 ngày.

Email công việc: Bắt buộc. Họ phải đăng nhập đúng địa chỉ này mới chấp nhận được, nên link có lọt ra ngoài thì cũng không ai khác dùng được.
Vai trò: Mặc định Nhân viên. Chủ sở hữu và Quản trị gán được tới Quản trị; Trưởng phòng chỉ gán được tới Trưởng phòng.
Chức danh: Không bắt buộc, tối đa 80 ký tự. Ví dụ Content lead, Nhân viên kinh doanh.
Phòng ban: Chủ sở hữu và Quản trị có thêm lựa chọn Không thuộc phòng ban. Trưởng phòng bắt buộc chọn, và chỉ mời được vào nhánh của mình.

Link mời chỉ hiện một lần

Sau khi mời, thẻ vàng Link mời hiện ra kèm nút copy. Rời trang là không đọc lại được. Nếu email không tới, hãy copy link ngay lúc đó và gửi tay, hoặc vào tab Lời mời bấm Gửi lại để sinh link mới (link cũ chết ngay).

Tab Lời mời liệt kê mọi lời mời đang chờ, kèm nút Gửi lại và Thu hồi. Mỗi email chỉ có một lời mời sống tại một thời điểm: mời lại là tự động thu hồi cái cũ.

Quản lý một người

Bấm Quản lý ở cuối dòng để mở ngăn trượt. Mỗi mục có nút Lưu riêng:

Đổi vai trò: Chuyển quyền chủ sở hữu không làm ở đây mà ở Cài đặt Biz → Vùng nguy hiểm.
Chức danh: Chữ tự do, tối đa 80 ký tự.
Chuyển phòng ban: Đổi phòng là đổi luôn tập skill mà AI của họ đọc được, ngay ở lượt gọi kế tiếp. Không phải phát lại key.
Tạm khóa: Key của họ ngừng hoạt động ngay. Mở lại lúc nào cũng được, key sống lại theo. Đây là việc nên làm khi ai đó nghỉ phép dài hoặc đang trong quá trình bàn giao.
Xóa khỏi Biz: Xóa thành viên và toàn bộ key của họ. Không hoàn tác được. Nhật ký sử dụng vẫn được giữ lại để đối soát.

Khi có người nghỉ việc

Tạm khóa (hoặc Xóa khỏi Biz) là đủ để cắt mọi truy cập ngay lập tức, không cần đi thu hồi từng key. Đây chính là thứ mà cách gửi file đính kèm không bao giờ làm được.

Không ai sửa được Chủ sở hữu, kể cả Quản trị. Trưởng phòng không tự sửa vai trò của chính mình, và chỉ đụng được người trong nhánh phòng của mình có vai từ Trưởng phòng trở xuống.

Tìm người trong danh sách

Trang Nhân sự có bốn bộ lọc chạy cùng lúc: ô Tìm theo tên hoặc email, chọn Mọi phòng ban, chọn Mọi vai trò, chọn Mọi trạng thái. Bấm Tìm kiếm để áp dụng, Bỏ lọc để xóa hết. Kết quả nằm trên URL nên bạn gửi link lọc sẵn cho đồng nghiệp được.